Arhiv zbira, ureja in materialno varuje arhivsko gradivo.Arhivsko gradivo je del kulturne dediščine in ima trajen pomen za zgodovinopisje, druge znanosti in kulturo ali trajen pomen za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb.
Arhiv opravlja strokovne naloge, ki se nanašajo na javno in zasebno dokumentarno in arhivsko gradivo, ki nastane pri delu državnih organov, lokalnih samoupravnih skupnostih ter nosilcih javnih pooblastil in javnih služb, ki jih je ustanovila država in delujejo na območju upravne enote Ptuj in Ormož. Pri uporabi arhivskega in dokumentarnega gradiva so arhivi zavezani varovati vse vrste tajnosti javnega arhivskega gradiva (uradne, vojaške, poslovne, poklicne), še posebej pa osebne podatke, ki se nanašajo na zasebnost posameznika. Zasebno arhivsko gradivo je zaščiteno glede na določila zasebnega izročitelja oz. donatorja.
Arhiv deluje v sklopu Ministrstva za kulturo RS, ki je tudi njegov ustanovitelj.
